Asiakasrekisterin tietosuojaseloste

Naistenkartanon asiakasrekisterin tietosuojaseloste

1. Rekisterinpitäjä

Naistenkartano ry
Sturenkatu 11, 00510 Helsinki
info(a)naistenkartano.com

2. Rekisteriasioiden yhteyshenkilö

Anna Vuorio, toiminnanjohtaja
puh. 040 161 6870
yhteydenotot: info(a)naistenkartano.com sähköpostiosoitteen kautta

3. Rekisterin nimi

ASIAKASREKISTERI

4. Mitkä ovat henkilötietojen käsittelyn oikeusperuste ja tarkoitus?

Henkilötietojen käsittelyn perusteena on sopimus asiakkuudesta ja oikeutettu etu Naistenkartanon asiakasrekisterin ylläpitoon sekä toiminnan tilastointiin. Henkilötietojen antaminen on edellytys NOVAT- vertaisryhmätoimintaan/verkkokursseihin osallistumiselle) ja Bella- asiakassuhteen syntymiselle ja eri palveluiden tarjoamiselle.

5. Mitä tietoja käsittelemme?

Käsittelemme asiakasrekisterin yhteydessä seuraavia asiakkaan tai muun rekisteröidyn yhteystietoja. Tähdellä merkityt kohdat ovat pakollisia.

NOVAT-vertaistukiryhmiin osallistuvat
– etu- ja sukunimi*
– puhelinnumero*
– sähköpostiosoite*
-postinumero *
– postiosoite (vapaaehtoinen tieto)
– ANONYYMISTI alku- ja loppukyselyssä: NOVAT-ryhmän paikkakunta*, syntymävuosi*, ammatillinen koulutus, ammatti ja perheasema.

NOVAT-verkkokurssiin osallistuvat
– sähköpostiosoite*
– asuinpaikkakunta *
alkukyselyssä: syntymävuosi* ja työelämästatus*.

Bella-koulutuksen käyneet/koulutukseen ilmoittautuneet
– etu- ja sukunimi*
– puhelinnumero*
– sähköpostiosoite*
– postiosoite*
– ammatti + taho*

Nettikartanon yksilötuki/viestipalvelu:
– ikä*
– siviilisääty*
– asuinpaikkakunta (vapaaehtoinen tieto)
– kotimaakunta*
– pääasiallinen toiminta*

Avoin keskustelupalsta:
– sähköposti*

Muut erikseen rekisteröidyn suostumuksella kerätyt tiedot:
1. Tieto mistä lähteestä on kuullut Naistenkartanon toiminnasta (luennot, NOVAT-kyselyt, Bella-palaute).
2. Maksujen yhteydessä mahdollisesti saadut tilitiedot.

6. Mistä saamme tietoja?

Saamme tietoja ensisijaisesti rekisteröidyltä itseltään.

7. Kenelle luovutamme ja siirrämme tietoja sekä siirrämmekö tietoja EU:n tai ETA:n ulkopuolelle?

Hyödynnämme henkilötietojen käsittelyssä lukuumme toimivia alihankkijoita ja sähköisiä työkaluja.

Olemme ulkoistaneet IT-hallinnan ulkopuoliselle palveluntarjoajalle (Zimios oy), jonka hallinnoimalle ja suojaamalle palvelimelle henkilötietoja tallennetaan. Palveluntarjoaja on sitoutunut noudattamaan salassapitovelvollisuutta eikä palveluntarjoaja saa siirtää tietoja kolmansille osapuolille.

Toteutamme asiakaskyselyt Webropol- kysely ja raportointityökalulla. Webropol ei käsittele kyselyn sisältöjä eikä saa siirtää henkilötietoja kolmansille osapuolille, paitsi alihankkijoille joista Osapuolet ovat sopineet: Nebula Oy (Tietojenkäsittelyn ja laitteistojen käyttö- ja hallintapalvelut) Qumio Oy (Ohjelmistojen suunnittelu ja valmistus).

Verkkokursseja ylläpidetään Moodle-verkkoympäristössä.  Palvelun toimittajana on Exove Oy, joka käyttää alihankkijana UpCloud -hosting palvelua. Palvelun toimittaja ja alihankkija käsittelevät seuraavia henkilötietojen ryhmiä: käyttäjätiedot (esim. tunnus, salasana, nimi) ja tekniset henkilötiedot (esim. lokitiedot) noudattaen hyvää tietojenkäsittelytapaa ja salassapitovelvollisuutta. Kirjautumista vaativat tietoliikenneyhteydet salataan joko SSL-, SSH- tai VPN- yhteydellä.

Emme luovuta henkilötietoja EU/ETA alueen ulkopuolelle.

8. Miten suojaamme tiedot ja miten pitkään niitä säilytämme?

Tietojen suojaus
Henkilötietoja sisältävän järjestelmän käyttöön ovat oikeutettuja vain ne työntekijämme, joilla työnsä puolesta on oikeus käsitellä asiakastietoja. Käytössä olevat tietokoneet on suojattu käyttäjätunnuksin ja salasanoin. Tiedot kerätään tietokantoihin, jotka ovat palomuurein, salasanoin ja muilla teknisillä keinoilla suojattuja. Manuaalisesti käsiteltävä aineisto säilytetään lukitussa tilassa.

Säilytysajat
Naistenkartano säilyttää vain järjestön toiminnan ja tietojen käyttötarkoitusten kannalta tarpeellisia tietoja, joiden käsittelylle on lailliset edellytykset. Käyttötarkoitukseensa tarpeettomaksi muuttuneet tiedot, vanhentuneet tiedot tai tiedot, joiden käsittelylle ei enää muutoin ole perustetta, anonymisoidaan tai hävitetään tietoturvallisesti. Rekisterinpitäjä oikaisee
tai hävittää virheelliset tai vanhentuneet henkilötiedot viipymättä.

NOVAT-asiakkaat: henkilötietoja säilytetään 3,5 vuotta NOVAT-ryhmäprosessin alkamisesta.
NOVAT-verkkokurssille osallistuneet: henkilötietoja säilytetään 3 vuotta.
Bella-ohjaajat: henkilötietoja säilytetään 5 vuotta koulutuksen käymisestä.

Määriteltyjen säilytysaikojen jälkeen yhteystiedot poistetaan ja muut tiedot arkistoidaan.

9. Mitkä ovat sinun oikeutesi rekisteröitynä?

Rekisteröitynä sinulla on oikeus tarkastaa itseäsi koskevat henkilörekisteriin tallennetut tiedot ja vaatia virheellisen tiedon oikaisua tai poistamista, mikäli sille on lailliset perusteet. Sinulla on myös oikeus peruuttaa suostumuksesi tai muuttaa sitä.

Rekisteröitynä sinulla on tietosuoja-asetuksen mukaisesti oikeus vastustaa tai pyytää tietojesi käsittelyn rajoittamista sekä tehdä valitus henkilötietojen käsittelystä valvontaviranomaiselle.

Erityisistä henkilökohtaisista syistä sinulla on oikeus myös vastustaa itseesi kohdistuvia käsittelytoimia silloin, kun tietojen käsittelemisen perusteena on meidän välisemme asiakassuhde. Vaatimuksesi yhteydessä sinun tulee yksilöidä se erityinen tilanne, johon perustuen vastustat käsittelyä. Rekisterinpitäjä voi kieltäytyä toteuttamasta vastustamista koskevaa pyyntöä
ainoastaan laissa säädetyin perustein.

10. Kehen voit olla yhteydessä?

Kaikki tätä selostetta koskevat yhteydenotot ja pyynnöt tulee esittää kirjallisesti tai henkilökohtaisesti kohdassa kaksi (2) nimetylle yhteyshenkilölle. Mikäli sähköpostiyhteydenotto ei ole mahdollinen, voidaan vaihtoehtoisesti yhteydenotto suorittaa puhelimitse tai verkkosivujen ota yhteyttä lomakkeen kautta.

11. Tietosuojaselosteen muutokset

Mikäli muutamme tätä selostetta, laitamme muutokset näkyville selosteeseen päivättyinä. Mikäli muutokset ovat merkittäviä, voimme informoida näistä myös muulla tavoin, kuten sähköpostitse tai laittamalla sivuillemme asiasta ilmoituksen. Suosittelemme, että käytte säännöllisesti sivuillamme ja huomioitte mahdolliset muutoksemme selosteessa.