Tiedotuksen ja materiaalimyynnin tietosuojaseloste

Naistenkartanon tiedotuksen ja materiaalimyynnin tietosuojaseloste

1. Rekisterinpitäjä

Naistenkartano ry
Simonkatu 8, 2krs., 00100 Helsinki
info(at)naistenkartano.com

2. Rekisteriasioiden yhteyshenkilö

Helena Palojärvi
Simonkatu 8, 00100 Helsinki
puh. 045 138 5110
yhteydenotot: info(at)naistenkartano.com sähköpostiosoitteen kautta

3. Rekisterin nimi

VIESTINTÄ JA MATERIAALIMYYNTI

4. Mitkä ovat henkilötietojen käsittelyn oikeusperuste ja tarkoitus?

Naistenkartano ry:n asiakkaiden, sosiaali- ja terveysalan sekä nuoriso- ja kasvatusalan ammattilaisten henkilötietojen käsittelyn perusteena on oikeutettu etu huolehtia yhdistyksen
viestinnästä ja tiedottamisesta sekä toimintaan liittyvästä laskutuksesta. Henkilö- ja/tai yhteystietojen antaminen on edellytys asiakassuhteen syntymiselle/tilausten toimittamiselle.

Henkilötietojen käsittelyn tarkoituksena on:
– toimintaan liittyvä viestintä ja tiedottaminen
– materiaalitilausten toimitus

Aineistotilauksen yhteydessä yhteystiedot säilytetään kyseisen tilauksen laskutusta varten, mutta niitä ei tallenneta mihinkään muuhun rekisteriin. Tilauksen yhteydessä voi vapaaehtoisesti liittyä
postituslistalle, jolloin yhteystietoja koskevat samat käytännöt kuin Naistenkartanon asiakasrekisterin tietosuojaselosteessa on mainittu.

Kilpailuihin osallistuttaessa tiedot kerätään ainoastaan arvontaa ja palkinnon toimittamista varten. Kilpailuun osallistuvien yhteystietoja ei kerätä rekisteriin, ellei henkilö halua liittyä
postituslistalle.

Palautetta voi lähettää anonyymisti ilman yhteystietojen antamista, jos ei halua saada vastausta palautteeseensa. Vaikka palautteen yhteydessä antaisikin yhteystietonsa, ei niitä tallenneta
rekisteriin.

5. Mitä tietoja käsittelemme?

Käsittelemme asiakasrekisterin yhteydessä seuraavia asiakkaan tai muun rekisteröidyn yhteystietoja.

Tähdellä merkityt kohdat ovat pakollisia.

Sähköisen uutiskirjeen tilaajat
– sähköpostiosoite*
– minkä alueen toiminnasta on kiinnostunut*

Postituslistalle liittyneet
– etu- ja sukunimi*
– postiosoite*
– sähköpostiosoite (ei pakollinen)
– minkä alueen toiminnasta on kiinnostunut*

Materiaalitilaukset
– etu- ja sukunimi*
– postiosoite*
– sähköpostiosoite mikäli haluaa liittyä postituslistalle

Sos. ja terveysalan ammattilaiset (kerätty julkisesti saatavilla olevista lähteistä)
– taho
– etu- ja sukunimi ja/tai ammattinimike
– työorganisaation postiosoite

Nuoriso- ja kasvatusalan ammattilaiset (kerätty julkisesti saatavilla olevista lähteistä)
– ammatti ja/tai taho
– sähköpostiosoite

Muut erikseen kerätyt tiedot:
1. Puhelimitse ja sähköpostitse tulleiden yhteydenottojen ajankohta, yhteyttä ottanut taho ja yhteydenoton syy kirjataan tilastointia varten. Asiakkaiden ja ammattilaisten lähettämät
sähköposti säilytetään sähköpostiohjelmassa (Outlook) ja tekstiviestit matkapuhelimessa.

2. Käytämme Google Analytics analysointityökalua saadaksemme tietoa verkkosivujen kävijöistä, parantaaksemme käyttäjäkokemusta ja tarjotaksemme parhaan mahdollisen
palvelun verkkosivujemme käyttäjille sekä markkinoinnin kohdentamiseksi. Google Analytics kerää mm. tietoa yksittäisiä kävijöitä yksilöimättä siitä millä laitteella verkkosivuilla vierailee sekä tiedon käyttäjän iästä, sukupuolesta ja paikkakunnasta.

3. Verkkosivujen kautta tulevat yhteydenotot
Ao. tietojen antaminen on vapaaehtoista.
– nimi
– sähköpostiosoite
– puhelinnumero

4. Tietoa mistä lähteestä on kuullut Naistenkartanon toiminnasta kerätään postituslistalle liittyneiltä, uutiskirjeen tilaajilta ja materiaalia tilanneilta.

6. Mistä saamme tietoja?

Saamme asiakkaita koskevia tietoja ensisijaisesti asiakkailta itseltään. Saamme ammattilaisia koskevia tietoja joko ammattilaisilta itseltään tai keräämme yhteystietoja manuaalisesti julkisista
lähteistä.

7. Kenelle luovutamme ja siirrämme tietoja sekä siirrämmekö tietoja EU:n tai ETA:n ulkopuolelle?

Käytämme MailChimp-sähköpostipalvelua suoramarkkinoinnissa ja viestinnässä. MailChimpille siirretään käyttäjistä sähköpostiosoite sekä uutiskirjeen kohdentamiseen tarvittava tieto
käyttäjäryhmistä (esim. minkä alueen toiminnasta on kiinnostunut). MailChimp on yhdysvaltalainen yhtiö, jolloin henkilötietoja siirtyy Euroopan Unionin ulkopuolelle. Henkilötiedot
ovat kuitenkin suojattuna henkilötietolain edellyttämällä tavalla ja MailChimp kuuluu USA:n ja EU:n välisen Privacy Shield -kehyksen sertifioitujen yritysten listalle.

Käytämme laskutukseen Passeli -laskutusohjelmaa (materiaalimyynti, jäsen- ja osallistujamaksut). Passelin Pilvi Varmuuskopiot tallennetaan EU alueelle (Irlanti). Data tallennetaan salattuna. Kaikki
liikenne pilvipalvelun ja Passelin välillä tapahtuu https protokollan mukaisesti salattuna.

Google (Google Analytics) noudattaa EU:n ja Yhdysvaltojen välistä Privacy Shield sopimusta, jonka Yhdysvaltojen kauppaministeriö on määrittänyt koskemaan henkilötietojen keräämistä, käyttöä ja
säilyttämistä Euroopan unionin jäsenmaissa. Sopimuksen täytäntöönpanoa valvoo Federal Trade Commission. Google, mukaan lukien Google Inc. ja sen kokonaan omistamat tytäryhtiöt
Yhdysvalloissa, on osoittanut noudattavansa asianmukaisia Privacy Shield periaatteita myös Google Analyticsissa.

8. Miten suojaamme tiedot ja miten pitkään niitä säilytämme?

Tietojen suojaus
Henkilötietoja sisältävän järjestelmän käyttöön ovat oikeutettuja vain ne työntekijämme, joilla on työnsä puolesta oikeus käsitellä asiakastietoja. Käytössä olevat tietokoneet on suojattu
käyttäjätunnuksin ja salasanoin. Tiedot kerätään tietokantoihin, jotka ovat palomuurein, salasanoin ja muilla teknisillä keinoilla suojattuja.

Säilytysajat
Naistenkartano säilyttää vain järjestön toiminnan ja tietojen käyttötarkoitusten kannalta tarpeellisia tietoja, joiden käsittelylle on lailliset edellytykset. Käyttötarkoitukseensa tarpeettomaksi muuttuneet tiedot, vanhentuneet tiedot tai tiedot, joiden käsittelylle ei enää muutoin ole perustetta, anonymisoidaan tai hävitetään tietoturvallisesti. Rekisterinpitäjä oikaisee tai hävittää virheelliset tai vanhentuneet henkilötiedot viipymättä.

sähköisen uutiskirjeen tilaajat (NOVAT ja Bella-toiminta): tietoja säilytetään niin pitkään kunnes postituslistalla olevat poistuvat itse listalta lähetetyn uutiskirjeen lopusta löytyvän
linkin kautta tai ottamalla yhteyttä sähköpostitse Naistenkartanon toimistoon.

toiminnasta kiinnostuneet (kirjeposti): tietoja säilytetään kolme vuotta, ellei asiakas itse uusi tilausta ottamalla yhteyttä Naistenkartanon toimistoon.

Joukkotiedotus kirjeitse sosiaali- ja terveysalan sekä nuoriso- ja kasvatusalan ammattilaisille: ammattilaiset voivat halutessaan poistua tiedotuslistalta ottamalla yhteyttä Naistenkartanon toimistoon.

9. Mitkä ovat sinun oikeutesi rekisteröitynä?

Rekisteröitynä sinulla on oikeus tarkastaa itseäsi koskevat henkilörekisteriin tallennetut tiedot ja vaatia virheellisen tiedon oikaisua tai poistamista, mikäli sille on lailliset perusteet. Sinulla on myös
oikeus peruuttaa suostumuksesi tai muuttaa sitä. Rekisteröitynä sinulla on tietosuoja-asetuksen mukaisesti (25.5.2018 lukien) oikeus vastustaa tai pyytää tietojesi käsittelyn rajoittamista sekä tehdä valitus henkilötietojen käsittelystä valvontaviranomaiselle.

Erityisistä henkilökohtaisista syistä sinulla on oikeus myös vastustaa itseesi kohdistuvaa profilointia ja muita käsittelytoimia silloin, kun tietojen käsittelemisen perusteena on meidän välisemme
asiakassuhde. Vaatimuksesi yhteydessä sinun tulee yksilöidä se erityinen tilanne, johon perustuen vastustat käsittelyä. Me voimme kieltäytyä toteuttamasta vastustamista koskevaa pyyntöä
ainoastaan laissa säädetyin perustein.

Rekisteröitynä sinulla on myös oikeus milloin tahansa ja maksutta vastustaa käsittelyä, mukaan lukien profilointia niiltä osin kuin se liittyy suoramarkkinointiin.

10. Kehen voit olla yhteydessä?

Kaikki tätä selostetta koskevat yhteydenotot ja pyynnöt tulee esittää kirjallisesti tai henkilökohtaisesti kohdassa kaksi (2) nimetylle yhteyshenkilölle.

11. Tietosuojaselosteen muutokset

Mikäli muutamme tätä selostetta, laitamme muutokset näkyville selosteeseen päivättyinä. Mikäli muutokset ovat merkittäviä, voimme informoida näistä myös muulla tavoin, kuten sähköpostitse
tai laittamalla sivuillemme asiasta ilmoituksen. Suosittelemme, että käytte säännöllisesti sivuillamme ja huomioitte mahdolliset muutoksemme selosteessa.